Hoe vind ik een vertrouwenspersoon voor mijn organisatie?

 Leestijd: ca. 5 minuten

Een vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige plek om te praten over ongewenste omgangsvormen, integriteitskwesties of andere situaties op het werk die hen raken. Hoe vind ik een vertrouwenspersoon? En wat is de beste keuze voor mijn organisatie: een interne of juist externe vertrouwenspersoon? In dit artikel zetten we de opties naast elkaar, zodat je zelf een goede keuze kunt maken.

Een interne of externe vertrouwenspersoon: wat is het verschil?

Er zijn verschillende manieren om een vertrouwenspersoon voor jouw organisatie te regelen: je stelt iemand intern aan – een collega die de rol erbij doet – of je schakelt een externe vertrouwenspersoon in. Beide opties hebben voor- en nadelen. Welke het beste past, hangt af van de grootte van je organisatie, de cultuur en wat je medewerkers nodig hebben.

De interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker van de organisatie die de rol van vertrouwenspersoon (gedeeltelijk) op zich neemt, naast zijn of haar reguliere functie. Wat zijn daarvan de voordelen?

– Bekendheid met de organisatie. Een interne vertrouwenspersoon kent de cultuur, de mensen en de interne processen. Dat kan de drempel voor medewerkers verlagen om contact op te nemen.

– Laagdrempelig bereikbaar. Voor kleine organisaties is een interne vertrouwenspersoon vaak eenvoudig en snel te bereiken. Je ziet diegene bij de koffiemachine of bij een vergadering en spreekt hem of haar makkelijk even aan om een afspraak te maken.

– Lagere directe kosten. Naast de opleiding en certificeringskosten zijn er geen directe kosten. Natuurlijk kosten de uren die een interne VP besteedt aan deze rol ook tijd. Daar krijg je geen factuur voor, maar betaal je natuurlijk wel gewoon salaris voor.  

Maar wat zijn dan de nadelen?

– Is een Interne vertrouwenspersoon wel onafhankelijk? Een interne vertrouwenspersoon heeft ook een eigen positie binnen de organisatie. Medewerkers kunnen twijfelen aan de vertrouwelijkheid of onpartijdigheid, zeker als het gaat om situaties die de leidinggevende of directie betreffen.

– Beschikbaarheid. Omdat het een neventaak is, zou het kunnen dat de vertrouwenspersoon niet altijd beschikbaar is, op een moment dat een medewerker hem of haar nodig heeft.

– Minder gespecialiseerde kennis. Vertrouwenswerk vraagt specifieke vaardigheden en ervaring op het gebied van gesprekstechnieken, wet- en regelgeving en het begeleiden van complexe situaties. Interne vertrouwenspersonen hebben vaak minder gesprekken en daardoor minder ervaring.

– Kwetsbaarheid door nabijheid. In kleine of hechte teams kan de drempel om naar een interne vertrouwenspersoon te stappen juist hoog zijn. Medewerkers vrezen soms dat een melding toch uitlekt.

De externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon is een professional van buiten de organisatie, ingehuurd voor deze specifieke rol. Safe Circle vertrouwenspersonen vervullen deze rol bij diverse organisaties. Soms naast interne vertrouwenspersonen van de organisatie zelf.

Voordelen

– Echte onafhankelijkheid. Omdat de externe vertrouwenspersoon geen deel uitmaakt van de organisatie, is er geen sprake van belangenverstrengeling. Medewerkers weten dat hun verhaal veilig is, ook als het om iemand in een hogere positie gaat.

– Lagere drempel voor medewerkers. Juist omdat de vertrouwenspersoon van buiten komt, durven medewerkers eerder hun verhaal te doen. Er is geen angst voor interne gevolgen of roddel.

– Professionele kwaliteit. Een goede externe vertrouwenspersoon is gecertificeerd, geregistreerd bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en houdt kennis actief bij via intervisie en bijscholing. Dat maakt een wezenlijk verschil in de kwaliteit van begeleiding.

– Breed inzetbaar. Een externe vertrouwenspersoon kan niet alleen ingezet worden voor individuele opvang en begeleiding, maar ook bijdragen aan preventie: denk aan voorlichtingssessies, advies over beleid of het bespreken van trends in jaarverslagen.

– Flexibele beschikbaarheid. Professionele externe vertrouwenspersonen zijn beschikbaar wanneer het nodig is – ook buiten kantooruren – en bieden meerdere contactmogelijkheden: online, telefonisch en fysiek.

En zijn er dan ook nadelen?

– Minder bekendheid met de organisatie. Een externe vertrouwenspersoon moet de context van jouw organisatie leren kennen. Dit vraagt een goede introductie en regelmatig contact.

– Hogere directe kosten. Het inhuren van een externe professional brengt kosten met zich mee, al zijn die relatief beperkt ten opzichte van de waarde die het biedt.

Hoe vind ik een vertrouwenspersoon, die past bij mijn organisatie?

Of je nu intern of extern kiest: er zijn een aantal kwaliteitscriteria waar een goede vertrouwenspersoon aan moet voldoen.

1. Certificering en registratie

Een professionele vertrouwenspersoon is opgeleid via een LVV-geaccrediteerde opleiding en staat ingeschreven in het LVV-register. Sinds 2024 is certificering verplicht voor LVV-leden. Vraag hier altijd naar.

2. Regelmatige bijscholing en intervisie

Vertrouwenswerk is een vak dat continu in ontwikkeling is. Een goede vertrouwenspersoon houdt zijn of haar kennis up-to-date via bijscholing en neemt deel aan intervisie om van complexe casuïstiek te leren.

3. Flexibele bereikbaarheid

Medewerkers moeten contact kunnen opnemen op een manier die voor hen werkt. Dat betekent dat een vertrouwenspersoon bereikbaar moet zijn via meerdere kanalen:

– Online gesprekken (videobellen), voor mensen die liever op afstand praten

–  Telefonisch, voor een laagdrempelig eerste contact

–  Fysiek, voor wie behoefte heeft aan een persoonlijk gesprek

4. Breed inzetbaar: van opvang tot preventie

Een vertrouwenspersoon is er niet alleen voor individuele meldingen. Een goede vertrouwenspersoon draagt ook bij aan een preventieve aanpak: het geven van voorlichting, het adviseren over beleid rondom sociale veiligheid en het signaleren van trends in de organisatie. Zo werk je niet alleen curatief, maar ook aan een duurzame veilige werkcultuur.

 5. Klik en vertrouwen

Vertrouwenswerk staat of valt met de menselijke kant. Kies iemand bij wie medewerkers zich op hun gemak voelen. En ook bij wie jij als HR manager of directeur je op je gemak voelt. En vergeet niet dat de OR ook iets te zeggen heeft. Een kennismakingsgesprek is altijd een goed begin.

Interne én externe vertrouwenspersoon: combinatie mogelijk

Veel van onze klanten kiezen voor een combinatie: een intern aanspreekpunt voor de eerste laagdrempelige stap, aangevuld met een externe vertrouwenspersoon voor complexere situaties of voor medewerkers die behoefte hebben aan meer afstand. Dit geeft medewerkers de meeste keuze en verhoogt de toegankelijkheid.

Hoe kom je tot de beste keuze?

Stel jezelf deze vragen:

–  Hoe groot is onze organisatie?  Bij minder dan 50 medewerkers is een externe vertrouwenspersoon vaak de meest praktische en professionele keuze.

–  Hoe is de cultuur?  In organisaties met een sterke hiërarchie of hechte teams is onafhankelijkheid extra belangrijk.

–  Wat heeft prioriteit: beschikbaarheid of bekendheid?  Externe vertrouwenspersonen scoren beter op beschikbaarheid; intern collega’s op nabijheid.

–  Willen we ook preventief aan de slag?  Dan is een externe professional met brede expertise in sociale veiligheid de aangewezen keuze.

–  Is er budget? Een externe vertrouwenspersoon gebruikt vaak een jaarbedrag, dat voorlichting en het jaarverslag inhoudt en berekent daarnaast de uren van gesprekken door. Veel organisaties geven aan dat de kosten van een externe vertrouwenspersoon beperkt zijn en niet opwegen niet tegen de kosten van de bedrijfsarts, ziekteverzuim, langdurige conflicten of reputatieschade.

Tot slot

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is op dit moment nog niet verplicht, dat voorstel ligt nog steeds bij de eerste kamer. Maar het is meer – het is een investering in een veilige werkomgeving. Medewerkers die weten dat er een vertrouwelijke plek is om hun verhaal te doen, zijn weerbaarder en voelen zich meer betrokken bij de organisatie.

Wil je weten wat een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met mij op om te bespreken hoe wij jou kunnen ondersteunen met medewerkers of cultuuronderzoek of als externe vertrouwenspersoon. No nonsense, betrokken en deskundig.

Meer lezen? Bekijk ook onze andere kennisbankartikelen over sociale veiligheid, ongewenste omgangsvormen en werkgeluk.